Paragraphen sind eure Freunde – Rechtliches klären!
Bei der Durchführung einer Abi Party ist viel Rechtliches zu klären. Ihr müsst vieles beachten, damit alles problemlos abläuft. Wie viele andere Details, unterscheiden sich auch die rechtlichen je nach Veranstaltungsort. Hier findet ihr eine Übersicht über das, was ihr entsprechend bedenken müsst.
Vorab sei noch gesagt, dass nicht alle folgenden Punkte auf jede Abi Party zutreffen mögen. Einiges werdet ihr entsprechend eurer genauen Situation ergänzen oder streichen müssen. Alle hier gemachten Angaben sind außerdem ohne Gewähr und verstehen sich lediglich als Richtlinien und Denkanstöße.
Abi Party in der Diskothek
Protokolliert alle Gespräche mit den Verantwortlichen der Diskothek
Nur so könnt ihr sicherstellen, dass ihr keins der besprochenen Details vergesst oder fälschlich in Erinnerung habt. Oft werden lästige Fehler gemacht, weil man sich nicht mehr genau an das Besprochene erinnert. Durch das schreiben von ausführlichen Protokollen könnt ihr diese Fehler umgehen. Vielleicht noch wichtiger ist jedoch, dass ihr auf diese Weise Dinge schriftlich festhaltet, die vom Interesse für die gesamte Stufe sein könnten. Solltet ihr vor euren Mitschülern Rechenschaft abgeben müssen, könnt ihr die Protokolle anführen, um eurem Handeln Transparenz zu verleihen.
Sortiert und speichert alle wichtigen E-Mails, sollte es einen E-Mail-Verkehr geben
Wenn ihr die Absprachen via E-Mail macht, ist es wichtig, dass diese an eine einzige E-Mail-Adresse gehen. So behaltet ihr eine Übersicht über den gesamten Nachrichtenverkehr. Sortiert alle wichtigen E-Mails gut ein und speichert sie ab. Im besten Fall druckt ihr die E-Mails auch aus, sodass ihr noch darauf zurückgreifen könnt, falls doch mal eine versehentlich gelöscht werden sollte.
Erstellt einen Vertrag
Haltet in dem Vertrag alle Absprachen mit der Diskothek fest. Ihr könnt hier notieren, wozu genau sich die Betreiber der Diskothek verpflichten und natürlich auch, wozu ihr euch als Stufe verpflichtet. Ebenso wichtig sind hier die Verkaufspreise, die Gewinnverteilung und alle zusätzlichen Kosten, die von beiden Seiten beglichen werden müssen (vielleicht müsst ihr die Türsteher der Diskothek anteilig bezahlen o.ä.). Schreibt außerdem alle Angebote nieder, die euch versprochen wurden. Bekommt ihr z.B. bestimmte Getränke bis zu einer gewissen Uhrzeit günstiger? Bekommen Stufenmitglieder mit Armbändern besondere Rabatte?
Verträge aufzusetzen ist nicht zwangsweise so kompliziert, wie man es sich ausmalt. Solltet ihr aber dennoch Hilfestellungen benötigen, helfen euch Bekannte mit Erfahrungen auf diesem Gebiet oder eure Lehrer sicherlich gerne weiter.
Besprecht, wer der offizielle Veranstalter der Abi Party ist
Wenn ihr in Diskotheken feiert, stellen diese sich in den aller meisten Fällen als Veranstalter der Abi Party auf. Das ist gut für euch, da ihr im Grunde kaum bis keine Risiken tragen müsst. Sollte es zu Verletzungen, Sachbeschädigungen oder anderen unschönen Vorfällen auf der Party kommen, tragen die Diskobetreiber die Verantwortung.
Sollte die Diskothek aber darauf bestehen, dass ihr offizieller Veranstalter der Abi Party seid, wird es etwas kniffliger. In diesem Fall solltet ihr auf verschiedene lokale Versicherer zugehen und euch über eure Pflichten informieren. Holt im Idealfall verschiedene Angebote für Versicherungen ein und entscheidet euch für das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Nur so stellt ihr sicher, dass niemand persönlich für etwaige Sachschäden und dergleichen aufkommen muss.
Abi Party – eigener Veranstaltungsort
Anmietung
Solltet ihr selbstständig in einer Veranstaltungshalle oder dergleichen feiern, müsst ihr einen Vertrag zur Anmietung der Räumlichkeiten unterschreiben. Achtet auch hier darauf, dass die wichtigsten Punkte im Vertrag enthalten sind. Für gewöhnlich bekommt ihr den fertigen Vertrag vom Vermieter und müsst diesen nur prüfen und -wenn alles stimmt- unterschreiben.
Versicherungen
Erkundigt euch darüber, ob alle relevanten Versicherungen in der Raumanmietung mit inbegriffen sind. Ist das nicht der Fall, müsst ihr euch bei Versicherungsanbietern vor Ort entsprechende Versicherungen kaufen.
Musik
Für eure Party habt ihr im Normalfall einen DJ gebucht, der die Tanzfläche mit bester Musik beschallt. Auch hier gilt es, mit dem DJ vorab einen Vertrag aufzusetzen, der von beiden Parteien unterschrieben wird. In diesem Vertrag solltet ihr klären, von wann bis wann der DJ auflegen wird und welches Honorar er dafür bekommt.
Desweiteren ist es wichtig, dass ihr die GEMA Gebühren beachtet. Diesen Punkt werden die meisten als lästig empfinden. Jedoch ist es nötig, dass ihr eure Party als solche anmeldet, damit ihr Musik öffentlich abspielen dürft. Tut ihr das nicht, kann es zu Strafen kommen. Da das Thema ein recht komplexes ist, und es je nach Ausgangssituation Unterschiede gibt, möchten wir euch direkt an die GEMA verweisen. Sucht bei Fragen und Unsicherheiten den Kontakt auf und lasst euch über eure Pflichten ausführlich informieren.
Sicherheit
Wenn ihr eine Abi Party veranstaltet, seid ihr dazu verpflichtet, auch für die Sicherheit auf eurer Party zu sorgen. Gerade, wenn Alkohol fließt, kann es immer mal wieder zu unerwünschten Vorfällen kommen. Hier ist es besonders wichtig, dass ihr genügend Sicherheitspersonal vor Ort habt. Die Sicherheitsleute kümmern sich gemeinsam mit euch um den Einlass und sorgen auch sonst dafür, dass es nicht zu Eskalationen kommt oder -sollten dies doch passieren- alles geordnet und schlimmeres vermieden wird. Informiert euch am besten online oder in eurer Stadt, welche Sicherheitsunternehmen es gibt, wie viel Personal ihr benötigt und was euch das Ganze kostet.
Macht euch ausreichend Gedanken
Abschließend sei gesagt, dass die Durchführung einer Abi Party – vor allem, wenn diese selbstständig durchgeführt wird – viel Organisation und Übersicht abverlangt. Wir haben euch hier bereits einige Punkte genannt, die ihr in jedem Fall bedenken solltet. Aber je nach eurer individuellen Lage, könnt ihr diese sicherlich noch ergänzen. Nehmt die hier aufgeführten Informationen als Startpunkt und denkt gut darüber nach, was ihr für einen optimalen Ablauf eurer Party zusätzlich beachten solltet.